Freelance en prestation de service – combien facturer vos prestations ? Retour d’expérience

4 décembre 2016

NOTA BENE : les chiffres présentés, notamment le tarif journalier calculé à la fin ainsi que le nombre de jours de production réels annuels ici ne sont que des exemples. Le but de l’article est en priorité de vous montrer comment créer vos propres repères pour pouvoir calculer le votre tarif journalier en fonction de votre situation personnelle. Les choses seront en effet très différente en fonction de votre activité, de votre manière de la pratiquer, de votre expertise, de votre clientèle, de votre statut jurique etc. Il n'y a pas de réponse universelle.

Posons tout de même rapidement que concernant les tarifs d'un développeur à son compte, on tourne à ce jour sur le marché autour des 500 euros/jour; c'est en tous cas ce que j'ai observé à Nantes et Paris.

Combien je veux gagner ?

Plutôt que de se demander « combien dois-je facturer ? », ce qui est une question un peu abstraite, on peut renverser la question pour mettre à jour un noeud de l’équation : «Combien je veux gagner par mois ? » Une fois répondu précisément à cette question, vous pourrez établir un CA annuel à viser en fonction des conseils qui suivent.

Entrons dans le vif du sujet et supposons donc que vous souhaitiez gagner 1500 € net par mois, soit 18 000 € de rémunération net pour l’année.

Sur ces 18 000 € vous allez devoir payer des cotisations sociales sur rémunération, environ 8000 € d’URSSAF, RSI et CIPAV. ( les cotisations sociales représentent approximativement 45% de la rémunération dans mon statut EURL ). Ces cotisations sociales sont bien à calculer sur votre rémunération et pas sur votre chiffre d’affaires.

Votre société devra donc gagner au moins :

18 000 + 8 000 = 26 000 € de **Chiffre d’Affaires Hors Taxe**

Notez que je compte tout en "Hors Taxe" : la TVA ne fait que passer sur votre compte, vous devez toujours reverser la TVA collectée à l'état (en déduisant la TVA de vos propres achats)

Il vous faudra donc faire au moins 26 000 € de chiffre d’affaires (soit 31 200 € de chiffre d’affaires TTC sur une base de 20% de TVA ) pour pouvoir vous verser 18 000 euros de rémunération ainsi que les cotisations sociales calculées sur cette même rémunération.

À ces 26 000 € HT, il faut penser à ajouter toutes les autres charges que vous pouvez avoir, par exemple (et de façon non-exhaustive)

  • la taxe foncière (CFE) des entreprises, qui va dépendre de votre ville (par exemple 400 euros à Nantes, 2000 euros à la Rochelle)

  • les frais d’experts comptables à l’année : entre 1500 et 3000 euros selon votre choix et votre ville.

  • les autres achats générées par votre activité : loyer d'un bureau ou co-working, achats, frais liés aux déplacements professionnels ou aux frais de prospection / publicité, sous-traitance, logiciels etc

Les frais dépendent bien entendu directement de votre activité. Dans mon cas j’ai relativement peu de frais par rapport à d’autres car pour développer, j’ai besoin principalement d’un bon ordinateur et d’une imprimante. Il m’arrive aussi de travailler avec un graphiste ou un autre développeur freelance pour sous-traiter une partie de la prestation. Mes frais annuels, hors sous-traitance, sont approximativement de 5000 à 10 000 € par an. Partons sur l’exemple de 10 000 € pour la suite.

26 000 € HT + 10 000 € HT de frais = 36 000 euros de CA HT

Nous voilà maintenant avec un objectif de 36 000 € de chiffre d’affaires HT pour assurer la rémunération + les frais.

On prend l’habitude de calculer par commodité en hors taxes car la TVA ne fait en quelque sorte que « passer » entre vos mains : vous devez reverser la TVA perçue à l’état, en retranchant toutefois celle dépensée pour vos achats.

Quoi qu’il en soit, prenez bien garde à systématiquement mettre de côté votre la TVA à reverser, car si on calcule le plus souvent en hors taxe, c’est bien du TTC que l’on encaisse au moment où le client paie sa facture.

Je recommande au passage d’avoir deux comptes (certaines banques permettent de le faire sans frais supplémentaires) pour votre entreprise : un compte sera chargé de conserver uniquement ce que vous devrez payer tôt ou tard : TVA, cotisations sociales etc … C’est à mon sens essentiel pour avoir une bonne visibilité de ce que vous avez vraiment en caisse et ne pas mélanger ce qui vous revient de ce que vous devrez reverser à l’état dans 1, 2 ou 3 ans.

Mais comment diable savoir ce que vous allez devoir payez “plus tard” ? Harceler votre comptable pour qu'il vouse fasse un tableau prévisionnel des charges à payer sur 1,2 et 3 ans; en faisant des scénarios sur votre CA / rému / frais à venir.

Nous voilà donc avec une première hypothèse de réponse à notre question : nous devons dans notre exemple dégager environ 36 000 euros de Chiffres d’Affaire HT (CA HT) pour pouvoir obtenir une rémunération net de 1500 euros par mois. Soit environ 3000 euros de CA HT par mois.

Les jours de production réels

En indépendant, vous n’avez pas de congés payés, et vous ne produisez pas tous les jours. Vous pouvez avoir des périodes sans client ou des périodes de prospection. Il nous faut donc une estimation du nombre de jour de production par an; ainsi nous serons combien facturer pour x jours de travail, de manière à bien couvrir aussi nos jours « non-productifs » (prospection, vacances, maladies, impayés etc..).

Il y a environ 250 jours ouvrés par an. Un jour ouvré étant un jour où l’on peut travailler du lundi au vendredi inclus, après y avoir retiré les jours fériés.

36 000 € / 250 jours = 144 euros

Voilà facile ! il me suffit donc de facturer ma prestation de développeur 144 € la journée pour atteindre mon objectif ! On avance. Ainsi, si je dois facturer un travail qui me prend 10 jours, je pourrais calculer que je dois le facturer 1440 €.

Oui mais bon, il faut bien que je prenne des congés. Je n’ai pas de congés payés puisque je suis freelance. Disons que je vais prendre 5 semaines de congés cette année, comme un salarié, soit 25 jours de vacances. Ce sont autant de jour ouvrés en moins pour ma société.

250 jours - 25 jours = 225 jours 36000 € de CA / 225 jours = 160 € la journée

Ha, bon donc me voilà finalement à 160 € la journée.

Cette hypothèse serait tenable si on trouve un client qui nous fait travailler tous les jours tout au long de l’année.

Cela peut arriver dans mon métier si l’on travaille en régie dans l’entreprise d’un client sur un gros projet tous les jours; ce n'est pas toujours possible ou pas toujours le choix de vie que l'on souhaite faire.

Même dans ce cas idéal de la régie, que faire si ce gros client tout à coup n’a plus besoin de moi ? Il va falloir que je trouve un autre client. Combien de temps ça va me prendre ? Et bien peut être une semaine… ou 2 mois ou même plus. Cela dépend de nombreux paramètres dont je n’ai pas forcément la maîtrise. Je peux être sûr de rien si je n’ai pas pris le soin prospecter en amont pour éviter ce trou.

Par ailleurs même dans mon cas, si je peux parfois fonctionner sur ce modèle, je cherche parfois aussi à créer de la valeur autrement avec mon entreprise : en donnant des formations par exemple. J’essaie de panacher les solutions qui me permettent d’assurer la trésorerie et les projets qui me tiennent plus à coeur (oui ce sont rarement les mêmes bien que ça puisse arriver ), parce que c’est cette liberté de choix qui est la raison de mon statut d’indépendant avant tout.

Supposons que je me retrouve tout à coup avec deux mois de “chômage technique” (soit environ 40 jours de non-production). Mon calcul n’est plus bon puisque mon total de jour de production sur l’année devient :

225 jours - 40jours = 185 jours

Avec mon tarif journalier précédemment défini à 160 € la journée , je fais désormais un chiffre d’affaires prévisionnel hors taxe de 29 600 €.

Bigre, me voilà tout à coup 6400 € de moins que mes 36 000 € prévus. ( vous le sentez venir le début des ennuis là ? )

Vous avez compris la logique, au final une question centrale se dégage :

Sur combien de jour de production annuel réel puis-je compter ? Est ce que je n’aurais pas oublié d’autre cas de ce genre ? il ne s’agirait pas de perdre encore quelques milliers d’euros benoîtement pour avoir sous-estimé ce paramètre.

Les différentes types de journées d’un freelance

En général, quand un freelance se lance (lance, freelance, humour de qualité), il imagine que sa répartition des journées réelles de production ça va être comme ça :

Mais la réalité peut être plutôt celle-ci:

En ce qui me concerne c’est variable selon les années et mes choix de positionnement sur mes prestas.

En tant que développeur, j’ai pu trouvé assez facilement à Nantes ou Paris des missions longues à temps-plein “chez le client” payées à la journée. C’est le scénario idéal pour gérer son statut de freelance : du boulot toute l’année et payé à la journée plutôt qu’au résultat. Peu de prospection car ce sont des gros projets qui courent sur plusieurs mois voire années.

En 2014 et 2015, j’avais fait le choix de plutôt me tourner vers des projets qui me motivaient plus, parfois à distance et facturés cette fois au “résultat” (ou “forfait”), ainsi que de créer une formation. Mon camembert ressemblait alors bien plus à celui-ci dessus.

Il s’agit surtout de mettre en lumière que la production n’est pas la seule activité d’un freelance.

Sur ce graphique j’indique une année composée de 140 jours réels de production sur 250 jours ouvrés. Le reste ce sont mes congés, le temps alloué à la recherche de nouveaux clients et à mon réseau, à la veille technologique qui me permet de rester à la page, aux paperasses, prévisionnels ou toute autre activité liée à ma structure administrative.

On aimerait bien ne garder que les jours de production mais être freelance ça implique de jouer plusieurs rôles : le développeur, le commercial, le chef de projet, la partie “Recherche & Développement” etc… Et puis vous n’allez peut être pas vouloir faire tous les jours, toute l’année, toute votre vie exactement la même chose; vous souhaiterez peut être à un moment donné faire “pivoter” votre activité. Gardez simplement en tête que les choses peuvent être bien moins rectilignes que ce que l’on croit de prime abord.

Nous passons donc de 175 jours de production à 140 jours de production dans cet exemple, ce qui nous donne :

36 000 CA / 140 jours = 257 € la journée

Nous sommes désormais à 257 € la journée, soit plus de 100 euros de décalage avec notre première hypothèse de 150 euros.

Pour autant, avons nous maintenant pensé à tout ?

Pas tout à fait car les 140 jours de production sont ici des jours idéaux de production. C’est à dire qu’il s’agit de 140 jours réels de production si tout se passe absolument comme prévu dans le meilleur des mondes.

Les cas de figure qui diminuent les jours réels de production

Tomber malade et ne pas pouvoir travailler

C’est pas pour vous porter la poisse mais de la bonne grippe à l’accident, il se peut que vous ne puissiez pas travailler pendant quelques jours, ou pire, quelques semaines ou mois. Que se passe-t-il dans ce cas là ?

Selon votre statut, les jours de carence et le montant des indemnités journalières varient. Connaissez vous votre situation de ce côté ?

Investir du temps dans la création de quelque chose de nouveau

Prenons un exemple : il y a environ deux ans j’ai crée une formation pour la technologie Drupal : il m’a fallu m’auto-former ( même le formateur doit s’auto-former un peu pour parfaire son cours sur les points les plus spécialisés ), rédiger les slides, rédiger les exercices, penser aux logiciels qui allaient être utilisés pendant la formation, trouver des clients et trouver une salle.

Supposons que j’ai mis, tout confondu, 10 jours pour créer ma formation Drupal, et que je l’ai donné 5 fois dans l’année, la formation durant une journée. Cela fait donc en tout 15 jours de travail; donc seulement 5 jours sont réellement facturés. Cela fait donc 5 jours de production réelle sur ces 15 jours de travail. Dans l’idéal, les revenus générés par la formation doivent donc permettre de couvrir le temps passé à la créer.

Les propositions commerciales qui échouent

Parfois on passe 5 jours à répondre à un appel d’offre pour estimer le temps nécessaire à la réalisation du projet (exercice périlleux donc l’exactitude sera pourtant la meilleure garante de votre sérénité future) faire une proposition commerciale suffisamment solide pour avoir une chance d’être sélectionné. Parfois on remporte le projet, parfois non. Parfois on fait chou blanc plusieurs fois de suite et le trou dans les jours de production commencent à devenir inquiétant ou dangereux pour la structure. Un devis, ça prend du temps et ça ne marche pas à tous les coups.

C’est pour ça qu’il est important de prospecter plusieurs semaines à l’avance quand ça sent la fin pour le projet sur lequel on est actuellement. La prospection c’est un peu comme l’agriculture : il faut semer tôt pour récolter plus tard, il peut se passer des semaines ou des mois avant qu’un prospect devienne finalement un client.

Ces irrégularités dans l’activité expliquent que certain-e-s freelance connaissent régulièrement des gros “coup de bourre” : si plusieurs projets se présentent à eux en même temps, ils ont tendance à accepter tout en même temps et à travailler soirs et week-ends pour compenser le temps non-productif des périodes creuses qui ont précédées; ou par peur d'une période creuse.

Se planter dans l’estimation de temps de réalisation d’un projet

Vous pouvez également vous plantez très lamentablement : estimer que vous aller boucler un job les doigts dans le nez en 4 jours max et vous retrouver 15 jours plus tard à travailler encore dessus, parce qu’une difficulté vous avez échappé ou bien que les relations avec le clients sont très difficiles; ou pire : les deux.

Là encore, on a facturé 4 jours mais on y a passé 15 jours; on a donc “perdu” 11 jours, et la facturation à venir devra en théorie absorber ce déficit de temps de production.

Si l’idée c’est bien évidemment de se planter le moins possible dans les estimations, il faut aussi acter qu’il est fréquent d’avoir ce genre de dépassement, de le prendre en compte et d’essayer de le comptabiliser.

Pour ma part, je fais une estimation la plus précise possible puis en général je rajoute 30% de temps par rapport à l’estimation initiale. C’est très empirique mais c’est la dérive minimale que je constate sur tous les projets (tâches qu’on a oublié d’estimer, imprévus divers et variés, changement d’avis du client, réunionites aigues : on ne peut pas penser à tout et tout prévoir à l’heure près ). J’ajuste parfois ce pourcentage à la hausse ou à la baisse au pifomètre en fonction de l’incertitude qui règne sur le projet de manière parfaitement non-scientifique; mais le fait est que ça fonctionne étonnament bien.

Ne pas arriver à défendre le périmètre du projet

Parfois l’estimation est bonne, mais le client veut changer un tas de choses par rapport à sa demande initiale, en cours de route. On veut faire plaisir et on ne défend pas assez le périmètre de base : scénario classique d’un projet sur lequel on va passer beaucoup plus de temps que prévu et perdre des jours de production réels.

Déménager

Quand j’ai emménagé en tant que freelance à Nantes, j’ai mis environ 3 mois à me refaire un véritable début de clientèle. En parallèle je terminais un projet en télétravail avec un client qui était problématique et qui m’a fait perdre plusieurs jours de production; puis j’ai enchainé avec un autre projet dont j’avais mal estimé la charge. Un bien mauvais combo qui m’a fait perdre de nombreuses journées de production. (et qui ont probablement planté le clou final du cercueil de ma première société. )

Rester à la page

Dans mon cas précis de développeur web, je dois me former aux nouvelles technologies régulièrement, j’ai consacré probablement une centaines d’heure à Javascript et Angular JS l’année dernière, deux technologies que je ne maitrisais alors pas. Je ne regrette pas mon choix qui m’a été très utile sur les projets qui ont suivis, mais cela représente une quinzaine de jours non facturables.

Le risque d’impayé

Il est hélas possible qu’un client ne vous paye pas, par exemple parce que sa société est en cessation de paiement. Je suis passé près du drame lors de ma première année avec un impayé de plusieurs milliers d’euros; que j’ai pu me faire payé in extremis après avoir envoyé une lettre d’huissier de justice pour réclamer mon dû; mais d’autres ont été moins chanceux que moi.

En effet, quand une société dépose le bilan, elle ne peut pas rembourser tout le monde est les fournisseurs (donc vous potentiellement) sont en bas de la liste des gens à rembourser en priorité (les salariés et le fisc étant prioritaires).

Je vous avoue que c’est un cas que moi-même je ne traite que partiellement et qui mériterait un article à lui tout seul : cela concerne l’étude des clients, le mode facturation mis en place, la gestion des impayés, et peut être assurance pour impayé (une solution que je n’ai pas encore exploré.) Si vous avez des suggestions, merci de laisser un commentaire pour étoffer l’article.

Gardez simplement en tête que là encore, en cas de tempête, c’est à vous d’arriver à garder votre embarcation à flot et que si vous n’avez aucun matelas de sécurité financier, vous êtes extrêmement vulnérable à ce genre de problématique. En fait, un seul gros impayé peut suffire à vous couler.

Et d’autres encore …

Les raisons dans cet univers pour que les choses ne se passent pas comme prévu sont innombrables : mieux vaut jouer la sécurité pour avoir un petit coussin de trésorerie si ça tourne mal.

Retour à notre prix de vente

Supposons que, tout retranché, mon année soit de 100 jours de productions réels, parce que plutôt que de travailler à temps plein chez un gros client, je travaille sur des projets petits ou moyens que je remporte grâce à la prospection. L’activité se fait plus irrégulière et, comme vu ci-dessus, les cas réduisant les jours de productions réels sont nombreux. On arrive alors à un prix de vente de notre prestation à la journée de 360 euros / jour pour obtenir notre CA de 36 000 euros.

36 000 CA / 100 jour = 360 €

Autrement dit, si une prestation vous prend 10 jours, il vous faudra la vendre dans ce cas 3600 euros pour couvrir les jours de non-production, et ainsi rester dans les clous de votre salaire souhaité de 1500 euros initial.

N’oubliez pas au passage que sur ces 1500 euros restant, en EURL vous devrez toujours payer ce que vous payiez en tant que salarié précédemment : impôts sur le revenus, taxe d’habitation, redevance etc…

A cela j’ajouterai que vous devez prendre soin autant que possible de votre trésorerie ( l’argent disponible dans les caisses de votre société à un moment x ) : il faut par exemple être en mesure de se rémunérer même si un paiement est en retard ou qu’il est très éloigné du paiement précédent.

Avec une trésorerie trop juste, vous risquez d’être régulièrement sur le fil du rasoir. Cela peut s’avérer catastrophique puisque vous serez alors en position de faiblesse pour les prochaines négociations et cela peut vous amener à sous-facturer pour être sûr de ne pas perdre le prochain contrat ou à accepter un contrat trop vite. Un engrenage vicieux qui peut en prime vous faire rater des contrats plus juteux que l’on aurait pu avoir si notre trésorerie nous avait permis de patienter un peu plus.

Une trésorerie mal anticipée engendre stress et manque de lucidité, et la lucidité et les bonnes décisions sont les paramètres les plus importants pour votre entreprise. Travailler de nombreuses heures sur la base de mauvaises décisions, c’est juste du temps perdu. C’est là que votre objectif de chiffre d’affaires peut être profondément affecté.

On peut donc partir du principe qu’il serait judicieux d’arriver à garder un peu d’argent de côté concernant la société, arrivé à la fin de l’année plutôt que de finir l’année avec zéro euros sur le compte de notre société une fois les frais payés, la rémunération versée et les charges à provisionner mises de côté.

C’est à dire de faire un peu de bénéfice que l’on pourra réinvestir ensuite pour faire évoluer notre entreprise ou utiliser en cas de coup dur imprévu. En effet, en tant que freelance, vous n’avez aucun filet de sécurité ni droit au chômage.

Admettons du coup que nous souhaitions, à la fin de l’année, avoir mis 3000 euros de bénéfices de côté, histoire de provisionner un peu et de donner de la solidité à notre structure (ce qui pourrait correspondre grosso modo à un salaire net de 1500 euros une fois payées les cotisations sociales). Notre objectif HT passe dans cette hypothèse de 36 000 à 39 000 HT.

A noter que dans ce cas, nous faisons un bénéfice soumis à l’impôt sur les société (15% de nos 3000 euros dans notre exemple).

39 000 CA / 100 jours = 390 €

Ce qui nous donne alors un tarif à 390 euros la journée pour 100 jours réels de production par an, pour atteindre notre salaire souhaité de 1500 € net, avec un bénéfice espéré de 3000 € à la fin de l’année.

Autrement dit, si j’estime que pour réaliser le site web pour monsieur Tagazok, j’ai besoin de 10 jours, je facture 3900 € dans ce scénario précis.

On récapitule les grandes étapes

On va tout refaire, en partant simplement du principe qu’on a seulement 5000 euros de frais au lieu des 10 000 dans l’exemple ci-dessus.

combien je veux gagner par an ?

1500 € x 12 mois = 18 000 €

combien ce salaire va me couter en cotisations sociales (compter environ 45% de la rémunération) ? et j’ajoute au CA à réaliser

18 000 * 0,45 = 8100 18 000 + 8 100 = 26100

Quel montant annuel de frais (tout compris : experts comptable, sous-traitance, achats, CFE …) ? et j’ajoute au CA à réaliser

5000 + 26100 = 31 100

Est ce que je veux mettre aussi un peu de côté ( donc faire un peu de bénéfice) ? et j’ajoute au CA à réaliser

31 100 + 3000 = 34 100

J’ai alors un objectif de Chiffre d’affaires total minimal dont j’ai besoin pour obtenir mon objectif de salaire. Il me reste alors à calculer combien je dois facturer une de mes journées, pour cela je me pose la question :

Combien de jours idéaux de production minimum je ferai par an ? supposons : 100 jours idéaux de production / an (gardez ici en tête qu'un jour "idéal" est bien différent d'un jour "réel" : le jour idéal c'est ce que vous estimez si tout se passe comme prévu. Le jour réel c'est le temps que vous allez vraiment y passer, en essayant de faire coller ça au maximum à vos jours idéaux)

34 100 / 100 = 341 € la journée

Ainsi, si je dois réaliser un site web qui demandait d’après mon estimation 40 jours de travail:

341 x 40 = 13 640 €

Conclusion

Je n’aurais de cesse de répéter que tout dépend de votre structure, de vos frais de structure, de votre domaine d’activité , c’est simplement une base minimale de réflexion et des points de repères. On défend bien mieux le prix d’une prestation quand on sait qu’on défend directement son salaire et sa structure pas juste un prix de vente. A vous d’adapter cette grille de lecture à votre situation et à votre marché.

En espérant que cet article vous aide à éviter les erreurs que j’ai pu moi-même commettre!